Medarbetarundersökning
En bra medarbetarundersökning är ett av underlagen för organisationens såväl strategiska som praktiska utveckling. Arbetet med undersökningen ger input för analys av nuläget och underlag för beslut i ledningen. Undersökningen ska dessutom engagera alla medarbetare att skapa förbättringar. Här ligger den stora potentialen. Det ställer krav på att man ställer rätt frågor.
Vi har gjort en enkät med svar från ett 60-tal HR-chefer som ger oss en indikation om hur dessa ser på medarbetarundersökningar. (Vill du veta mer om det resultatet så kan du beställa ett Whitepaper som summerar enkätresultatet här bredvid).
Medarbetarundersökningens innehåll
I vår kartläggning har 92% av ett sextiotal HR-chefer angett att det främsta syftet är att få ett värdefullt underlag för förbättringsarbete i organisationen. För att få de rätta diskussionerna i förbättringsarbetet är det avgörande att man ställt de rätta frågorna för sin organisation.
För att få fram värdefull information utgår vi från det som ger det specifika företaget framgång, därtill lägger vi vedertagna faktorer som påverkar arbetsmiljön. Exempel:
– Arbetssituation
Typiska frågor i en medarbetarundersökning kretsar kring hur man upplever sin arbetsmiljö och arbetssituation, samarbete med kollegor och chef, förutsättningar att göra ett bra arbete, tilltro till företaget och lojalitet mm. Några av de faktorer som ger en indikation om hur medarbetarna bidrar till Employer branding.
– Värdegrund
Är det ledningens mening att styra företaget/organisationen med starka värderingar brukar det genomföras ett aktivt värderingsarbete i organisationen. Men sen då? Har värderingarna nått hela vägen fram? Lever organisationen efter dem? Uppfattar medarbetarna att företaget lever som det lär? I undersökningen stäms värderingar och beteenden av. Med hjälp av undersökningsresultatet kan utvecklingen av det värderingsstyrda företaget jämföras från år till år.
– Affärskritiska faktorer
Stäm av organisationens utmaningar. Vad är de kritiska framgångsfaktorerna under de närmaste åren? Exempelvis om alla har kunskap om och tror på organisationens färdriktning. Agerar de därefter? Hur fungerar processerna? Finns ett tydligt kund-/brukar-/medlemsfokus? Vi gör en design av undersökningens frågor så att resultatet bidrar till att föra verksamheten framåt genom ett bra beslutsunderlag.
– Förändringsprocesser
Undersökningen är ett bra verktyg att mäta och analysera förändring i verksamheten. Med en återkommande större undersökning, eller miniundersökningar i specifika frågor kan man se hur medarbetarna tar emot, upplever och genomför förändringar.
Prioriteringar
Vår enkät till HR-chefer visar också ett behov av att kunna få fram en prioritering redan i undersökningen – vad medarbetarna upplever är viktigt eller inte. Det ger möjlighet att inte “springa på allt som är rött”, att redan från början få en indikation på vad som bör prioriteras.
Detta är standard i vårt verktyg.
Välj telefon/platta eller dator – var och när du vill
Det ska vara lätt och positivt att fylla i undersökningen! Enkelt och flexibelt blir det när medarbetarna kan välja var, när och hur man vill besvara undersökningen – i telefonen, i läsplattan eller på sin dator. Kanske reser man i jobbet, jobbar ute hos kunder eller bara har en stund över på något ställe som inte är den egna arbetsplatsen.
Samtidigt behöver ni inte göra avkall på innehåll. Det går fortfarande att använda mer komplexa funktioner, exempelvis möjligheten att ställa några frågor till en specifik grupp – vad tycker de som jobbar i projekt? Vad tycker de på ett lokalkontor om förbättringarna i kontorsmiljön? En annan funktion är att ställa fördjupande följdfrågor enbart till de som i sitt svar på en fråga indikerar problem. Du kan också jobba fritt med rapporter på olika ledder. Det finns många olika möjligheter!
Process för engagemang i förbättringsarbetet
Ledning och ledarskap framhålls i vår enkät som den enskilt viktigaste framgångsfaktorn för att nå resultat i form av förbättringar. Ledningen behöver vara övertygad om att detta är ett bra verktyg för att utveckla verksamheten. De behöver äga processen samt göra kontinuerlig uppföljning.
Chefernas förmåga att bjuda in medarbetare till att delta och samtidigt ställa krav på resultat framhålls i enkäten. Liksom deras kompetens att driva förändringsarbete. Men också att HR har kompetens och resurser att stötta cheferna i den processen. Bra underlag och metod för att köra workhops är efterfrågat.
Vi arbetar med ett workshopkoncept som ger ledning och chefer verktyg att genomföra förbättringsarbete i hela organisationen. I vår ”Guide för att leda workshops” finns allt från en handledning av vad som ska göras och sägas, presentationsmaterial, praktiska checklistor på vilket material man ska använda, till pedagogiska tips för att processleda en workshop.
Samtidigt som vi presenterar undersökningsresultatet för chefer ger vi dem en kortfattad utbildning i hur de gör sin workshop samt vad som krävs i ledarskapet för att skapa bestående förbättringar.
Utifrån beteendevetenskap lägger vi till att det är viktigt att man i varje workshop specificerar en mycket konkret nivå av vad som ska förbättras, göras. Att medarbetarna tar personligt ansvar för att förbättra och att cheferna prioriterar och har tid att följa medarbetarnas framsteg är det som garanterar att man når resultat.
Välja form – många få eller en stor – eller varva?
Till att börja med behöver man definiera syftet med undersökningen för att sedan bestämma övergripande vad man vill mäta, vilket innehåll. Därefter är det värt att fundera över formen. För hälften av respondenterna i vår enkät är det intressant att finna ett sätt att använda kortare undersökningar. Några vill ersätta de mer omfattande helt, andra vill varva. Vi erbjuder flera sätt:
– En fullödig/större undersökning
En fullödig/”större” undersökning med några (1,5-3) års mellanrum som bas för att inventera olika behov och problem i organisationen. Det ger en bra bild av situationen och det bästa underlaget för att genomföra ett förbättringsarbete som involverar alla medarbetare.
– Tätare temperaturmätningar
Tätare temperaturmätningar mellan de fullödiga undersökningar med ett index eNPS (se nedan) och några få frågor för att analysera utvecklingen. Detta är information och beslutsunderlag för ledningen och involverar inte medarbetarna i workshops, men resultatet presenteras för alla.
– Enbart mindre och tätare undersökningar
Enbart mindre och tätare undersökningar där man antingen arbetar med färre frågor eller ett par frågeområden åt gången i ett rullande schema. Att bara arbeta med få frågor ger sämre informationskvalitet och därmed sämre underlag för förbättringsarbetet. Men att arbeta med några områden i taget passar många. Exempelvis vid ett tillfälle göra en mätning av arbetssituation och samarbete – den genererar workshops och förbättringsarbete. Nästa kan handla om ledarskapet vilket inte involverar medarbetarna i ett arbete efteråt, man vill inte ha inflation i workshops! En tredje kan handla om verksamhetsfrågor, kanske som input till verksamhetsplanering. På så sätt genomför man kanske 2-3 korta undersökningar per år.
Jämförelse med andra?
Ska man göra benchmarking i sin medarbetarundersökning eller inte? Ja och nej.
Ingen organisation eller företag är det andra likt. Värderingar, kultur, ledarskap och marknadsposition kan skilja stort. Det som driver medarbetarnas engagemang varierar även inom företag i samma bransch. Jämförelser blir ofta som att jämföra äpplen med päron. Men när vi skapar index över vår egen utveckling i jämförelse med tidigare medarbetarundersökningar kan vi däremot dra säkrare och mycket intressantare slutsatser om vår utveckling över tid. Är syftet med undersökningen att medarbetarna engageras för att göra förbättringar ska frågorna utgå från vad som är viktigt för verksamheten varför jämförelse med andra på detaljnivå inte blir aktuellt.
Däremot är en övergripande jämförelse intressant och efterfrågas av många. Som index använder vi den vedertagna eNPS frågan som tar reda på om man är beredd att rekommendera sitt företag som arbetsplats (Employee Net Promoter Score). Den största fördelen är att eNPS är lätt att förstå och jämföra men har samtidigt en begränsning i att man inte vet vad medarbetarna bygger sina bedömningar på. I våra medarbetarundersökningar utformar vi ett flertal kompletterande frågor som efter analys ger en bild av de bakomliggande orsakerna och var i organisationen ambassadörer och kritiker finns.
“…vi fick mycket proffsigt och bra stöd av Advantum Progress. Detta gäller både initialt planerande, upplägg, genomförande och leverans.”