Lyckas med nya utmaningar

Projektavdelningen i Göteborgs stad utvecklar alla stadens fastigheter och offentliga lokaler.

Som en del av Lokalförvaltningen driver man alla projekt där man bygger nytt, bygger om, renoverar och underhåller. Barnen kan få nya skolor, de äldre kan få sitt boende renoverat. Gruppboenden har liksom de andra ett gott underhåll av lokalerna. Avdelningen hanterar ungefär 900 projekt per år, alltifrån stora långvariga projekt till de som blir klara på några veckor. Det ska göras med hållbarhet i fokus. Det ska klaras av med en stor befolkningsutveckling. Det ska göras av blott ett hundratal personer.

Det säger lite om intensiteten i verksamheten.

Förutsättningarna förändras fort vilket ställer krav på ledning och medarbetare. I en fas där verksamheten planerar många förändringar – alltifrån nya projektsystem till en ny projektorganisation med ny struktur på arbetet – bestämde man sig för att ta hjälp att utveckla ledningsgruppens och ledarnas kunskap om förändringsledning.

”Med många samtidiga stora förändringar insåg vi att våra chefer måste få fler verktyg för att stötta medarbetarna i att finna nya sätt att arbeta för att skapa de resultat vi vill ha. Det behöver inte alltid vara stora omvälvande nya arbetssätt, men det är med säkerhet många små saker som kommer att behöva göras på nya sätt. Vi ville öka alla chefers kunskap om vad som krävs för att det ska lyckas” berättar Charlotta Hansson Allefelt, chef över Projektavdelningen.

Advantum Progress fick uppdraget att leda två utvecklingsdagar.  Processen var i ett tidigt skede så vi började att praktiskt arbeta med den första fasen i förändringsprocessen – att definiera nuläget och skapa en gemensam syn på varför förändringarna behöver genomföras, vilka problem som Projektavdelningen hade i de aktuella utvecklingsprocesserna. Resultatet blev en gemensam handlingsplan för vilka aktiviteter som krävdes av ledningen för att komma framåt.

I den andra fasen av förändringsprocesser – planering av hur förändringar konkret ska genomföras – lade vi stor vikt vid det som det i slutändan handlar om, att finna nya beteenden som skapar annat resultat än de gamla. Vilka beteenden som är nycklar till framgång i processen.

”Det låter enklare än det är att finna beteenden. Det är väldigt lätt att tala i svepande begrepp, att vi t ex som chefer ska vara”närvarande hos medarbetare” istället för att konkretisera vad det krävs att vi ska göra, t ex ”aktivt ta kontakt med medarbetare dagligen, gå en runda och ställa frågor”… Det var nyttigt att träna en del på det!”

Ja, gör man inte annorlunda så blir resultatet inte annorlunda. Därför att det avgörande att inom en enhet identifiera vilka konkreta beteenden som gör skillnad. Och samtidigt ta nästa steg ner till individen som också måste få den möjligheten.

När man funnit beteenden så ska de bli en del av det vardagliga mönstret, in i ryggmärgen.

”Vi inser nu att vi behöver jobba mycket mer med att stötta våra medarbetare när de ska gå ifrån att göra något självklart till att göra något nytt, fortsätter Charlotta. Man behöver bara gå till sig själv för att se att det kan vara obekvämt, det går ju både snabbare och enklare att göra som man brukar. Men vi kommer att jobba med att konkretisera hur vi chefer ska ta oss tid att vara närvarande för att uppmuntra och förstärka under den period när nya beteenden ska falla på plats. Och för att hjälpa och påminna när någon faller tillbaka i det gamla.”

Precis det är den avgörande pusselbiten för att lyckas med förändring. När man vet vad man konkret ska göra annorlunda ökar sannolikheten att man ska lyckas om man får lite stöd och feedback i processen att ta sig igenom det motiga stadiet innan det känns naturligt att göra på nya sätt. Att bli sedd och uppmuntrad.

”Vi fick också mycket nyttig kunskap om vilka ledarskapsförmågor vi behöver ha. Allt från det grundläggande hur vi människor fungerar, bl a i förändring men också generellt. Hur vi hela tiden tolkar information på olika sätt, vilka drivkrafter som står bakom våra val, hur vi kan hjälpa våra medarbetare att ändra beteenden genom att skapa konsekvenser och följa upp” säger Charlotta.

”Det var högt engagemang under dagarna. Mina fantastiska medarbetare formligen ”slukade” nya kunskaper och vi har mycket med oss hem. Advantum Progress var väldigt noggranna med att skaffa sig förkunskaper om vilka vi var, vilka utmaningar som vi stod inför och vilka medarbetare de skulle möta. Det gjorde att Advantum var väl förberedda inför dagarna och inte körde ett standardkoncept utan något som verkligen var skräddarsytt för Projektavdelningen. Väl på plats så var Advantum både inspirerande, engagerade och allvarsamma. De visade på stor kunskap inom området och lång erfarenhet av vad som fungerar och inte fungerar. Detta tillsammans med att Advantum hade god känsla för när välbehövliga pauser skulle tas och när ledningsgruppen behövde en dos humor, gjorde att dessa utbildningsdagar faktiskt blir något som jag och mina medarbetare kommer ihåg över tid” avslutar Charlotta Hansson Allefelt.

Nästa steg var att låta medarbetarna ta del av samma kunskap, få insikt om om vad som krävs och vilket ansvar vi har som individer för att lyckas. Där är man i skrivande stund, processen går vidare.