Nästan som en vanlig konferens

Coronas utbrott ledde till en dramatisk förändring som kom nästan över en natt, det rådde osäkerhet och de första dagarna smått kaos i alla företag.

Hos vår kund lyckades man över förväntan. Snabbt byggdes nya strukturer upp för kommunikation och samarbete. Verksamheten kunde upprätthållas på ett bra sätt, i princip som vanligt.

När Folkhälsomyndigheten under sommaren förlängde sina rekommendationer till att i möjligaste mån jobba hemifrån ytterligare ett halvår aktualiserades behovet av att ta ytterligare ett steg. Under en så lång period räcker det inte att bibehålla, nu måste man även säkerställa proaktiv utveckling av verksamheten även på distans. En fas 2!

Konferens under Corona

Planen hade varit att börja hösten med en konferens på annan ort med alla medarbetare. Frågan uppstod – kan vi istället göra något både givande och trevligt under de förutsättningar vi har?

Det går absolut, sade vi, och skapade ett kreativt upplägg.

Syftet var att ta fram idéer om vad som behövde utvecklas för att verksamheten skulle vara fortsatt framgångsrik under rådande förhållanden. Utveckling av arbetsformer, av kreativt arbete för verksamhetsutveckling, av digitalt samarbete internt och externt etc. Vidare under hösten fanns ett syfte att definiera hur man ska jobba post-corona – vad ska ”det nya normala” vara?

Först gjorde vi en nulägesanalys med en enkät för att, som bakgrund, ta reda på hur medarbetarna upplevde att distansarbetet fungerat hittills och vilka saker de tyckte behöver utvecklas för framtiden. Vi fokuserade sedan arbetet på det framåtriktade.

Vår målbild för konferensen var att det så långt som möjligt skulle ha samma känsla som ett fysiskt möte! Vi ville skapa ”ett konferensrum” med förutsättningar för att kunna se och höra varandra när man diskuterar. Allt det där vi gör när vi sitter vid samma bort – nickar och hummar bekräftande, använder gester och har möjlighet att läsa varandras ansiktsuttryck. ”Jag ser att de inte förstår vad jag menar, eller, jag ser att de håller med…”.

Jobba digitalt

En ny digital kultur måste växa fram! Utan mute och chat som skapar avstånd och sätter den som talar i en känsla av vakuum. Istället levande diskussioner i små ”grupprum” där man ser varandra bra. I det här fallet valde vi grupper med en blandning av personer från olika avdelningar. Vissa har ju inte träffat varandra på många månader.

Därtill måste man ha verktyg som ger möjlighet till metoder för kreativt arbete. Alla grupper arbetade på en gemensam ”vägg” där de tillsammans jobbade med idéer på digitala postit-lappar, de prioriterade med de gamla vanliga ”plupparna”, de bestämde sig för vilka idéer som går att genomföra, stora som små. De gamla hederliga postit-lapparna blev som nya i digital form. Under 3 timmar lyckades vi vara både effektiva och ha roligt!

Reaktioner från medarbetarna

”Väldigt positivt, t ex att man kan se så många i bild”
”Det var kul att vi blandade avdelningarna i grupperna, och bra med lite mindre grupper så att det var lättare att prata.”
”Bra sätt att få allas input” ”Väldigt användbart inför hösten”
”Bra kombination med att få lära något nytt (kreativa verktyg, reds anmärkning) och prata om våra frågor i organisationen”
”Dagen har gått fort – bra flyt och variation”
”Lysande!”
etc

Går den fysiska kontakten att ersätta?

Ur många publika undersökningar som skett under 2020 kan man dra slutsatsen att arbete på distans fungerar över förväntan, men att den stora saknaden är samvaron och teamkänslan. Det går inte att ersätta det fysiska mötet fullt ut, men den här konferensen var ett exempel på att det går att bygga gemenskap digitalt! Det är långt ifrån bara fikarasten som bidrar till det utan det byggs inte minst i arbetet med den gemensamma uppgiften. Med kreativa digitala verktyg så fungerar det bra!

Den slutsatsen är hoppfull för ett företag då den innebär att det finns mycket man kan göra för att påverka även det!

Kunden är inte namngiven pga deras policy att inte använda sitt varumärke med andra företag.