KAN MAN SKAPA GEMENSKAP DIGITALT?

Hur skapar man en gemenskap kring mål, varumärke, kundfokus och ett bra internt samarbete i ett alldeles nystartat företag när distansarbete är det enda alternativet?

Utmaningen är påtaglig, kommunikationen när man sitter i samma rum går inte att fullt ut ersätta digitalt, men man kan komma väldigt långt om man är kreativ – om man skapar en miljö där alla kan vara kreativa. Där man är nära på distans.

En stor del av Avtalats organisation kommer från LO, PTK och Svensk Näringsliv och ska tillsammans bygga en ny kundorienterad organisation som arbetar på helt nya sätt.

Bland utmaningarna ligger att bli ”Ett bolag, En kultur, Ett lag”. Att gå från att medarbetare har representerat olika parter – som ibland varit motparter – till att bli en organisation med ett gemensamt förhållningssätt gentemot kunderna och varandra.

Under 2020 har man haft fokus på att  utveckla erbjudandet samt bemanna organisationen inför den officiella starten 1 januari 2021. Detta har inneburit ett än större behov av tvärorganisatoriskt projektsamarbete och av att löpande att samla hela företaget för att förankra Avtalats uppdrag och diskutera utvecklingen för att uppnå detta.

Som så många andra har man under Covid-19’s begränsningar primärt jobbat via Teams. Ett digitalt format var också det självklara formatet i samband med behovet av att samla hela organisationen som avspark inför officiell start. I december 2020 genomfördes så en digital konferens med alla medarbetare, tillsammans med Advantum Progress.

Syftet med konferensen var att mobilisera den nya organisationen mot gemensamma mål 2021 och grunda för gemensamma värderingar och förhållningssätt. Utgångspunkten för konferensen var att skapa kunskap, förståelse och delaktighet genom ett upplägg som skapade –  och höll –  intresset vid liv. Ett program som var varierat och som gav möjlighet att träffa nya och gamla kollegor.

Konferensen pågick under tre halvdagar. Två av dessa hade en agenda som till största delen bestod av kreativt arbete i grupp.

De många gruppdiskussionerna skulle bl a leverera inspel till hur Avtalat vill att kunderna ska uppleva företaget och tjänsterna. De fyllde även ett socialt syfte genom gemenskap i arbetet. Medarbetarna lämnade det digitala konferensrummet och skickades snabbt och lätt ut i grupprum. Man definierade där vilka beteenden som krävs av var och en för att Avtalat ska nå till den position man vill ha på marknaden. Beteenden som också kommer att hjälpa till att utveckla medarbetarnas olika vanor från tidigare arbetsplatser till ett gemensamt bemötande mot Avtalats kunder.

Ett antal ytterligare diskussioner i grupprum handlade om nästa framgångsfaktor – hur man ska samarbeta för att på bästa sätt nå resultat. Hur man ska bemöta varandra för att samarbetet ska vara produktivt och stimulerande. Återigen – hur man ska bli ”ett”!

Konferensen blev väldigt lyckad! Nära 60% angav att deras förväntningar var överträffade. Resten var mycket nöjda. En kommentar var att det varit den bästa konferens personen någonsin varit på, inräknat de ”vanliga” där man träffas fysiskt.
Det är inte så stor skillnad som man kan tro – om man gör rätt!

Vi frågade Susan Hammar, chef för verksamhetsstöd och ansvarig för konferensen. Vad var framgångsfaktorn i detta arbete?

”Det var absolut avgörande för Ledningsgruppen att förankra ett antal viktiga områden inför 2021 och stärka en ökad upplevelse av delaktighet och samhörighet samt att deltagare upplevde hela konferensen som engagerande och givande.

Utmaningarna var stora – dels i att det sätt vi kommer att jobba på i mångt och mycket kommer att vara annorlunda än tidigare, dels att vi är en ny organisation med kollegor från olika tidigare organisationer som knappt har setts fysiskt sedan de kom till Avtalat. På toppen av det kunde vi inte träffas fysiskt vid detta viktiga tillfälle med allt det positiva som det innebär att vara tillsammans.

Med Advantum Progress hjälp med både upplägg, teknik och facilitering av konferensen blev förväntningarna med råge uppfyllda och resultatet över all förväntan.

Advantum Progress kunskap, erfarenhet och engagemang var en avgörande faktor för att vi kom hela vägen fram. Kloka inspel som bidrog till att skapa variation och en balanserad agenda. De tillhandahöll metoder och tekniska verktyg som möjliggjorde känslan av närvaro och delaktighet under hela konferensen. Det ledde till upplevelsen av att jobba tillsammans precis som på en fysisk konferens – även det en avgörande faktor.”